Электронная доверенность для подписания документов
Коротко о МЧД
Электронная подпись, вошедшая в оборот в 2023 году, подтянула за собой и электронную доверенность. Это, так называемая машиночитаемая доверенность (МЧД), на подписание электронных документов или совершения действий. Облегчает работу с полномочиями и хранится в распределенном реестре. Она представлена в виде XML-файла и читается спец программой.
Появилась для связки ЭП и полномочий его владельца. Так, с помощью сертификата ЭП можно войти в личный кабинет на каком-либо портале, а МЧД подтвердит полномочия представителя и разрешит просматривать информацию в кабинете и совершать действия. Ген директору МЧД не нужна (в сертификате указывается от имени какой компании он действует).
Как создать МЧД?
Самостоятельно создать МЧД проблематично. Для этого есть специализированные сервисы от компаний разработчиков бухгалтерских программ и операторов электронного документооборота. Если такой сервис не подобрали, то в помощь вам сервис ФНС России бесплатно.
ШАГ1. Подпишите электронной подписью ген директора полученный файл с МЧД
ШАГ2. Файлы с МЧД и ЭП можно направить на регистрацию в распределенный реестр ФНС России или передать своему доверенному лицу. Как правило МЧД формируется по универсальному формату. Гос орган может определить для себя собственный формат.
Что делать с МЧД и где хранить?
Полномочия сотрудника определены в едином справочнике, классификаторе полномочий. Как только вы наделили полномочиями сотрудника, необходимо сообщить об этом контрагенту одним из двух способов:
Вариант1. Вместе с пакетом документов: если доверенность используется разово или на короткий срок
Вариант2. Разместить МЧД в хранилище: если вы хотите контролировать МЧД, ее статус, иметь возможность отзывать. Тогда вы сообщаете контрагенту, где вы храните доверенность и данные для получения.
Основные информационные системы хранения доверенности :
- ЕСИА портала «Госуслуги»
- ИС аккредитованного удостоверяющего центра
- ИС аккредитованной доверенной третьей стороны
- ИС оператора электронного документооборота
- ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ
- ИС федерального органа исполнительной власти
Как доверителю отозвать МЧД?
Процесс определяется Гражданским кодексом РФ.
ШАГ1. Формируете распоряжение на отмену доверенности
ШАГ2. Подписываете его с помощью ЭП того, кто может работать без нее.
ШАГ3. Регистрируете в реестре нотариальной палаты (если мчд хранится в ФНС России, то подгружаете распоряжение туда же, оттуда оно автоматом отразится в реестре нотариальной палаты)
ШАГ4. МЧД будет отозвана на следующий же день после размещения в палате
Как представителю отозвать МЧД?
ШАГ1. Составляете заявление на отказ
ШАГ2. Подписываете его ЭП
ШАГ3. Направляете заявление в ИС, где хранится доверенность
При смене Генерального директора у организации, МЧД отзывать необязательно – она продолжает действовать, ведь доверенность выдается организацией
Как выдать машиночитаемую доверенность (МЧД)
ШАГ1. Предоставьте данные представителя (КОМУ выдается):
для ФИЗ ЛИЦА:
- ФИО
- ИНН
- дата рождения
- СНИЛС
- гражданство
- паспортные данные или данные военного билета
для ЮР ЛИЦА:
- ИНН
- КПП
- ОГРН
- Сведения о директоре (лице, действующем от имени организации без доверенности):
- СНИЛС
- ИНН
- гражданство
ШАГ2. Данные доверителя (КТО выдает):
для ИП:
- ФИО
- ИНН
- СНИЛС
- ОГРНИП
- Гражданство
для ЮР ЛИЦА:
- ИНН
- КПП
- ОГРН
- Сведения о директоре (лице, действующем от имени организации без доверенности)
- СНИЛС
- ИНН
- Гражданство
ШАГ3. Выбрать тип доверенности
1. Единая форма:
для Ваших контрагентов , Банк
России, Росалкогольтабакконтроль , Федеральное казначейство, Честный знак, для нотариального удостоверения.
2. Базовая форма
для Ваших контрагентов и иных органов власти
3. Для налоговых органов:
для контактов с налоговой
ШАГ4. Внимательно заполнить все поля, не забывая про поля со звездочкой
ШАГ5. Сохраните уникальный номер МЧД (в верхнем поле)
ШАГ6. Скачайте XML-файл МЧД
Содержит всю введенную вами информацию.
ШАГ7. Подписать файл ЭП
Подписывает руководитель в любом приложении. Файл подписи будет с тем же именем, что и файл МЧД и иметь расширение .sig, .p7s, или .sgn.
ШАГ8. Перейдите в реестр ФНС России и загрузите XML-файл МЧД для проверки
После загрузки доверенности и подписи представитель сможет подписывать документы своей личной КЭП и отправлять их контрагенту. А доверитель сможет контролировать статус доверенности и отозвать МЧД.
Информационная система Оператора ЭДО и Распределенный реестр ФНС России хранят доверенность и контрагенты могут проверить статус и полномочия.
Напишите нам в любой мессенджер или позвоните, а мы подскажем как действовать в данной ситуации
Как загрузить МЧД в реестр ФНС?
Рассмотрим случаи, когда это действительно необходимо, и когда загрузка вручную не требуется. Так как чаще всего регистрацией занимаются операторы ЭДО.
Не требуется загрузка МЧД:
- необходимо проверить статус вашей доверенности в личном кабинете, создана ли через ЭДО — автоматом падает в реестр
- также если статус доверенности говорит о том, что у нее уже есть идентификатор GUID, то она уже загружена в реестр. Это уникальный длинный сложный код, который подтверждает факт регистрации доверенности в реестре. Он является основным идентификатором МЧД. Его вы сообщаете контрагентам.
- ваша МЧД уже за гружена, если об этом вас уведомил оператор ЭДО
Загрузка МЧД нужна:
- если вы создали МЧД с помощью программы, которая не связана с реестром, то XML-файлы вы загружаете самостоятельно
- если же файлы для загрузки доверенности от вашего имени вам передал контрагент
Теперь когда мы разобрались с вопросом необходимости регистрации доверенности, рассмотрим инструкцию.
инструкция по регистрации МЧД на портал фнс:
ШАГ1. Подготовьте нужные файлы
- Файл XML, содержащий информацию о доверителе, его полномочиях, размером не более 1 Мб
- ЭП руководителя, которая подтверждает подлинность МЧД — файл формата SGN, SIG, P7S и размером не более 29 Мб (SIG-файл)
ШАГ2. На портале ФНС авторизуйтесь через КЭП
ШАГ3. Загрузите файлы доверенности и подписи:
- найдите поле «файл доверенности» и загрузите XML-файл доверенности
- найдите поле «файл подписи» и загрузите файл подходящего формата
ШАГ4. Как только МЧД будет зарегистрирована, ей будет присвоен Нужен для проверки доверенности и передачи контрагентам.
Возможные ошибки при регистрации МЧД и варианты их устранения
Доверенность уже зарегистрирована
Найдите МЧД в реестре ФНС по идентификатору GUID и убедитесь, что все контрагенты имеют к ней доступ.
Не верно сформирован XML-файл
Проверьте все поля в МЧД:
- нет ли ошибок
- нет ли пустых окошек
- верно ли указаны данные доверителя, как владельца сертификата
Подпись недействительна
- Файл может быть неверного формата
- Проверьте, чтобы подпись соответствовала КЭП доверителя
Данные в МЧД не совпадают с данными в сертификате
- Проверьте внимательно все данные (ФИО, ИНН, КЭП) доверителя, что это данные руководителя организации
- В крайнем случае, сформируйте новую подпись
Тех проблемы
- Проверьте не включен ли VPN
- Возможно нужно некоторое время для корректной работы
- Убедитесь, что на сайте ФНС нет новостей о тех проблемах
- Обратитесь в тех поддержку
Где посмотреть список доверенностей?
На портале ФНС по ИНН организации в разделе «Реестр доверенностей»
Возможно ли отозвать МЧД на портале ФНС
Да, в разделе «Отзыв МЧД» загрузите XML-файл заявления и его подпись.
Важно ли для юридической силы доверенности, что она загружена вручную
Нет, это непринципиально. Важна корректность загрузки всех данных
В основном, доверенность создается оператором ЭДО, то есть спец сервисом и сразу присваивается идентификатор GUID.
Напишите нам в любой мессенджер или позвоните, а мы подскажем как действовать в данной ситуации
